Protokoll 4. Vorbereitungstreffen für das Marktplatzfest 2022

Protokoll 4. Vorbereitungstreffen für das Marktplatzfest (27.08.2022)

14.07.2022 18:30 Uhr

Ort: Kulturbahnhof Laage

anwesend: Matthias (Stadtvertretung), Kristin (Stadt), Johannes (Kreativer Jugendtreff, Kirchengemeinde), Kirstin und Doreen (DRK Laage), Monique (Kita Knirpsenland), Barbara (Kulturbahnhof Laage, Protokollantin),

1. genauere Planung Ablauf und Gestaltung

 

• Allgemein Stände:
  • Vereinen, Organisationen & Kirchengemeinden wird die Möglichkeit gegeben einen Stand aufzubauen
  • Vereine können Höhepunkte anbieten

 

• Gestaltung:
  • Bildergalerie am Bauzaun von Markt zum Ziegenmarkt (Kristin fragt, ob das ok ist für Eigentümer*innen): alte Ansichten aus Amt Laage (A4, laminiert) (Matthias versucht Bilder zu organisieren, Laminiergerät hat Kulturbahnhof)
  • Außerdem Idee im Nachgang des Treffens: Bauzaun Richtung Markt und Ziegenmarkt jeweils gestalten lassen von Kindern, Jugendlichen: bunte Bänder reinflechten oder Bettlaken bemalen lassen…
  • Lagepläne der Stände als Aushänge an allen Eingängen, Durchgängen und am Vernetzungsstand (Barbara kann groß, z.B. A2, ausdrucken)
  • „Hier geht’s weiter“-Schild am Weg zwischen Markt und Ziegenmarkt (Nancy fragt)
  • Strohballen zum Sitzen (Kristin und Nadine kümmern sich)

 

• Anmeldung für Vereine, Organisationen, Kirchengemeinde
  • analoges und digitales Anmeldeformular (Kristin)
  • soll weiter beworben werden
  • soll nochmal per Brief an alle Vereine etc. verschickt werden + anrufen
  • Werbung fürs Marktplatzfest + Anmeldung als Plakate in alle Schaukästen (Kristin, Johannes)
  • Rückmeldung bisher eher mau, gern mehr

 

• Wie erreichen wir Vereine etc.?
  • Nochmal großer Rückblick im RAZ mit Anmelde-Hinweisen (Kristin)
  • Fortlaufend Werbung im RAZ mit Anmelde-Hinweisen (Kristin)
  • gezielt Menschen ansprechen und Lust machen
  • Banner (Laage Edeka & Ortseingang, Diekhof Zaun Spielplatz, Kritzkow Agrar Bundesstraße… , Hohen Sprenz, Liessow) (Johannes bestellt, s. nächster Punkt)
  • Plakate (Johannes) 50 A2   50 A3  Johannes bestellt, Lieferung an Stadt (Hauptstr.20),Kristin kümmert sich um die Verteilung
  • Social Media Ankündigung zum Teilen, Johannes plant Veröffentlichung
  • Startseite Netzwerkseite (Barbara kümmert sich)
  • Startseiten auf den Homepages der Vereine, Organisationen, Kirchengemeinde….: Ankündigung des Marktplatzfestes
  • Radio
  • Medien: SVZ (Kristin schreibt Frau True PM zur Anmeldemöglichkeit), NDR
  • DorfFunk ab jetzt bewerben! (Barbara schaut mal)
  • Was noch?
  • Ab wann welche Öffentlichkeitsarbeit? Nicht vergessen!

 

• Eigener Stand des Netzwerkes mit Infos zu uns, Gestaltung drumherum
  • Abfragen: Was motiviert euch?, Was hindert euch ehrenamtlich tätig zu sein?, Was sind Probleme, Herausforderungen? Was wünscht ihr euch vom Netzwerk? (Themen, die wir bearbeiten, Formate,…), Warum bleibt ihr zu Hause?, Wo sind Deine „Freizeit-Hot Spots“, Was braucht deine Wohngegend?
  • zus. mit Ehrenamtsstiftung mit Infos zu Förderprogrammen, Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Aufnahme eines Podcasts zum Thema Vereine, Ehrenamt vor Ort im Rahmen der Podcast-Reihe Förderprogramm „Miteinander reden“, in Nachbarschaft zum Netzwerkstand, aber eigener Bereich, O-Töne der Besucher*innen zu bestimmten Fragen rund ums Ehrenamt
  • Wer sind wir? Was machen wir? Wo findet man uns?
    1. Infostrecke mit Bildern
  • Große Karte des Amtsbereichs ausdrucken zum Pinnen von Vorschlägen für Verbesserungen etc. (Barbara druckt)
  • Laptop für Demonstration der Netzwerkseite
  • Welches Zelt? Wie letztes Mal: offener Pavillon (Kristin fragt Johannes)
  • Pinnwände
  • Kristin kümmert sich um Vorbereitung und macht Betreuung des Stands, sucht sich noch Unterstützung
  • Ab-/Umfragen (analog und digital): Wo seht ihr das Amt Laage in 5 Jahren? Visionen….
  • Abstimmungsort mit Wahlurne
  • Rotes Sofa als Begegnungsort wäre toll! (Recknitz hat)
  • Barbara fragt Ehrenamtsstiftung an, ob sie ihre Angebote bei uns vorstellen mag
  • Gesonderter Termin: 11.08. 19Uhr

 

• Wie soll die Prämierung des informativsten Standes aussehen?
  • Gern wieder Geldprämie (Verein gibt dann Wunsch in Höhe des Betrages an und Stadtverwaltung besorgt das Gewünschte für den Betrag)
  • Wanderpokal? (Matthias), Blumen
  • Analoge (und digitale) Abstimmung (Nico)
  • 1 h vor Zwischenende: Stopp+Auszählung

 

• Konkretisierung des Veranstaltungsortes
  • Marktplatz, Weg zum Ziegenmarkt am Bäcker Stern, Ziegenmarkt und Kirchplatz
  • Ort der Bühne wie 2019 (aber Ziegenmarkt mitdenken)
  • Kreisförmige Anordnung der Stände auf dem Marktplatz wie 2019
  • Plan Kristin klärt mit Frau Kaumanns

 

• Konkretisierung der Zeit
  • 10:00-13:30 Uhr Aufbau
  • 14:00-18:00 Uhr Durchführung
  • Ab 19:00 Uhr After Show Party/Beisammensein

 

• Bühne, Programm/Kulturprogramm tagsüber
  • Moderation (gern wie 2019) soll als roter Faden durchs Programm führen, gern wieder an die Stände gehen und diese interviewen, dann muss besser sichtbar werden, wo die Moderation gerade steht
  • Gezielt Pausen im Programm einplanen
  • Auftritt Kita-Kinder
  • Auftritt Schulband hat Lust, 3-5 Songs (Nancy kümmert sich)
  • Auftritt Soundwerkstatt (Johannes fragt) hat Lust, 3-5 Songs (Nancy kümmert sich)
    1. Schauen, dass Schulband und Soundwerkstatt u.U. instrumentenmäßig sich abstimmen können, Aufbau und Soundcheck am Vormittag (Nancy kümmert sich)
  • Profi-Band: noch keine Idee, als Walking Act
  • Prämierung informativster Stand
  • Schneller Abbau der Stände und sofort im Anschluss geht Party los, muss gut kommuniziert werden, Abbau schon musikalisch begleiten durch zum Beispiel Auflegerei
  • Moderation kenntlich machen
  • Orte, Stände mitnehmen -> (Video-?) Ton-Übertragung
  • Walking Act, z.B. Zauberer (Nico) (Frage an Johannes: kostenmäßig möglich?)
  • Musik (Johannes, Axel)
  • Bühnenüberdachung (Sonnen-/Regenschutz) (Johannes)
  • Ablaufplan fürs Bühnenprogramm machen (Matthias mit Hilfe)
  • 14 Uhr Begrüßung (Matthias und Anja denken sich was aus) und Zwischengespräche, wo sie zu den Leuten hingehen
  • 10 Minuten Fusionszeremonie durch Kirchengemeinde
  • 10 Minuten Schuljahresanfangssegnung, Schulende/abi durch Kirchengemeinde
  • 10 Minuten Kita Knirpsenland Trommeln-Singen Kita-Kinder
  • 10 Minuten Kita Knirpsenland Hula Hoop-Show Hortkinder
  • Slot CCL (Matthias spricht sie an)
  • Präsentation Feuerwehr (Amtswehrführer Herr Block ansprechen, Matthias macht’s)
  • 10:00 Uhr Aufbaubeginn
  • 12:00 Uhr Soundcheck
  • 13:45 Uhr Teaser durch Schulband
  • 14:00 Uhr Eröffnung Matthias & Anja
  • 14:15 Uhr offenes Treiben
  • 14:30 Uhr VS Kindergarten (10 Minuten)
  • 15:00 Uhr Kirchengemeinde (10 Minuten)
  • 15:30 Uhr Kindergarten (Minuten)
  • 16:00 Uhr CCL (10 Minuten)
  • 16:30 Uhr Feuerwehren (10 Minuten)
  • 17:00 Uhr Kirchengemeinde  (10 Minuten)
  • 18:00 Uhr Ende

 

• Programm abends:
  • Ort: Armenhus (Frage an Johannes: ab wann frei, bis wann muss alles aufgeräumt sein?)
  • Empfehlung: freiwilliger Selbsttest am Eingang
  • Örtlichkeit, wo was ?, klären – gemeinsamen vor-Ort-Termin machen, fehlt noch was? (Pavillons, Bühne, Bestuhlung, Deko, Tresen….?) (DRK hat großen Pavillon – 3 x 6 m, Hausmeisterkönnten aufbauen) + Pavillon von Kirchengemeinde u.U. für Band
  • Schlechtwettervariante mitdenken
  • Live Musik: 90er Jahre Cover Band „Trashformers“, bringen Technik mit, Rest hat Kirchengemeinde
  • Danach Musik aus der Buchse (spotify…)
  • Kurze Ansprache vom Orga-Team (zB zur Buffet-Eröffnung)
  • DRK macht Aufbau im Armenhus am Freitag ab 13 Uhr, gemeinsame Besichtigung und Aufbauplanung vor dem Marktplatzfest
  • Blumen (DRK), Tischdecken (DRK und Kirchengemeinde), Kerzen, Lichterketten (Kirchengemeinde), LED-Lampion (DRK), Sachen vom DRK werden beschriftet, dass Abbauteam zuordnen kann, Kerzen & Servietten über das Förderprogramm, Strom und Verlängerungen, Technik für Beschallung von KG Laage
    • 19:00 Uhr Startpunkt
    • 19:30 Uhr Buffeteröffnung
    • 21:00 Uhr Band Slot 1 (30 Minuten)
    • 22:00 Uhr Band Slot 2 (30 Minuten)
    • 23:00 Uhr Ende
  • 28. August
    • Abbau bis 10 Uhr, Abbauteam muss noch gefunden werden

 

• Wer übernimmt das Catering?
  • nur kompostierbare Verpackungsprodukte zu verwenden; Mehrweg möglich? (Corona-Verordnung? Kristin checkt das)
  • Angebot über Stände der Vereine (Abfrage über Anmeldebogen), dieses Angebot gezielt erweitern mit Stand der 11. Klasse (Johannes fragt, ob das so ok für sie wäre) steht noch aus
  • Es muss Eis geben J
  • Abendessen für den Partyteil des Marktplatzfestes einplanen, kalkuliert in Kostenplan
  • Freibier und alkoholfreie Variante für Partyteil als Anreiz fürs Bleiben (vielleicht als Bedingung für denjenigen, der abends kommerziell Getränke verkaufen darf)
  • Mögliche Caterer fürs Abendessen/Buffet:
    • Syr./arab. Essen aus Rostock (Johannes erklärt, dass der Caterer viel Unterstützung braucht und mit so vielen Menschen schon an seine Grenzen kommt, daher haben wir uns inder2.Hälfte des Treffens überlegt, doch lieber Pesto Peter anzufragen, da der sehr selbstständig arbeitet und keine Unterstützung benötigt, es darf Fleisch und Vegetarisches geben)
  • Getränke tagsüber: über Stände abdecken + Trinkwasser-Nachfüllstation(en) auf dem Gelände
  • Getränke abends: woher? Wie viel? Was? Wer kümmert sich? Wer verkauft? – evtl. auch 11.Klasse (Johannes fragt?)

 

• Christophorus Kirchengemeinde Laage möchte gerne das Fusionsfest mit der KG Hohen Sprenz-Kritzkow, mit dem Marktplatzfest verbinden, ist das möglich?
  • Von uns aus gern, auf dem Kirchplatz, nicht zu dominant
  • Idee: mehrere Stände um den Kirchplatz herum, als Ring, mit Getränke- und Kuchenangebot, Vorstellung der Kirchengemeinde(n) (Johannes meldet sich bei Kristin wegen Einzeichnen in Lageplan)
  • Auf dem Kirchplatz „nur“ die Palettenmöbel zum Sitzen und Speisen

 

• Auf- und Abbau
  • Aufbau vormittags/mittags auf Markt/Ziegenmarkt
  • Abbau abends auf Markt/Ziegenmarkt
  • Aufbau im Armenhus
  • Abbau nachts im Armenhus
  • Aufruf machen, dass wir viele Helfende suchen (Kristin, Johannes)
  • Per Plakat in die Schaukästen, social media (facebook, Instagram)

 

• Förderprogramme/Geldquellen
  • DSEE (Kristin kümmert sich)
  • Ehrenamtsstiftung (Kristin), 2 Anträge
  • OSPA?
  • Bundeszentrale für politische Bildung (Barbara)
  • Sponsoring
  • Kirchenkreis (Johannes)

 

• Kosten-Finanzierung
  • Kosten-Finanzierungsplan steht, Anträge müssen noch geschrieben werden, um Deckung der Kosten zu erreichen!
  • Technik beauftragen

 

zu besetzende Aufgabenbereiche:

1. Hauptkoordinationsteam (wer?)
2. Öffentlichkeits- und Pressearbeit (Johannes?, Fotografin: zB Elisa, vielleicht Aftermovie durch pxMedia als Sponsoring?)
3. Moderator:innen (Mathias Auer & Anja Hauffe haben wieder Lust, vllt 2022 Barrierefreiheit berücksichtigen – Gebärdensprachdolmetschung? Noch nicht diskutiert)
4. Orga-Team Kulturprogramm (wer?)
5. Anmelde-/Fragebogen an die Vereine (Kristin, analog und digital dieses Mal, digital: Rü mit Johannes)
6. Finanzakquise (Kristin, Stadt Laage hat Geld eingestellt und stellt Antrag bei der Ehrenamtsstiftung M-V; gern in Verbindungmit Spenden über Konto der Stadt, Spendenbescheinigung möglich)
7. Catering-Orgateam (wer?)
8. Veranstaltungstechnik (Johannes ?)
9. Auf- und Abbau Team (wer? Je mehr desto besser!)
10. Ehrenamts- und Netzwerkstand-Betreuung (wer?)

 

Aufgaben für alle (auch die nur Lesenden):

• Immer schön Öffentlichkeitsarbeit mitmachen (Stories und Beiträge teilen, liken….)
• Andere potenziell Interessierte aus Vereinen ansprechen, in der Marktplatzfest-Vorbereitungsgruppe mitzumachen oder aber auf jeden Fall sich beim Marktplatzfest mit einem Stand oder ähnlichem zu präsentieren
• Wer kennt noch potenzielle Sponsor*innen?

 

Nächstes Treffen am 03.08.2022 um 18:30 Uhr in der Stadtscheune